Langkah-langkah
membuat mail merge dengan data dari Excel
Biasanya saya menggunakan mail merge
ini untuk membuat surat masal. Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail
merge untuk pembuatan biodata.
Step
1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada
naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau
sesuai keinginan kamu
Step
2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan
lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya
Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)
1.Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List
2.Pilih dokumen excel yang berisi
sumber data tadi
3. Jika muncul kotak dialog Select Table,
pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada
sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$.
Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains
column headers. Setelah itu klik OK.
4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya
5. Letakan kursor di bagian Nama,
kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
6. Lakukan hal serpeti itu untuk
posisi data lainnya.
7. Nanti akan tampil field seperti gambar di
bawah ini
8. Untuk melihat hasilnya, klik preview
result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada
data yang lain.
Step
Akhir: Menyimpan dan Mencetak
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini
atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish
& Merge. Akan ada beberapa opsi.
- Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
- Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen
